Quản lý kho và hao hụt: chỗ tiền chảy đi mà không ai thấy

Có một hiện tượng khiến nhiều chủ quán bối rối: quán đông, doanh thu tốt, nhưng cuối tháng không còn gì.

Nguyên nhân thường không nằm ở giá bán mà ở khoảng cách giữa nguyên liệu mua vào và nguyên liệu thật sự thành món bán được.

Các nguồn hao hụt

Hao hụt sơ chế. Phần bỏ đi khi làm sạch — vỏ, xương, phần hỏng. Đây là hao hụt tất yếu nhưng tỉ lệ thay đổi rất nhiều theo tay nghề người sơ chế và theo chất lượng nguyên liệu mua vào.

Hết hạn và hỏng. Nguyên liệu mua nhiều hơn cần, hoặc không được dùng theo thứ tự.

Định lượng không chuẩn. Mỗi đĩa nhiều hơn công thức một chút — nhân với hàng nghìn đĩa là con số lớn.

Món làm hỏng phải làm lại.

Món trả lại vì sai yêu cầu hoặc chất lượng không đạt.

Thất thoát. Nguyên liệu ra khỏi kho không qua món ăn.

Bảo quản sai làm giảm chất lượng và phải bỏ.

Đồ ăn của nhân viên nếu không được tính vào chi phí.

Vì sao khó phát hiện

Hao hụt không xuất hiện ở đâu cả. Bạn thấy hoá đơn mua vào, thấy doanh thu bán ra, nhưng khoảng giữa thì không có chứng từ nào.

Chỉ có một cách biết: so sánh lượng nguyên liệu đáng lẽ đã dùng với lượng thực tế đã dùng.

• Lượng đáng lẽ = số món bán × định lượng theo công thức.
• Lượng thực tế = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ − tồn cuối kỳ.
• Chênh lệch giữa hai số là hao hụt cần giải thích.

Phép tính này đơn giản nhưng đòi hỏi ba thứ mà nhiều quán không có: công thức chuẩn hoá, ghi chép nhập kho, và kiểm kho định kỳ.

Kiểm kho

Tần suất: hằng ngày với các nguyên liệu đắt tiền và dễ hỏng; hằng tuần với phần còn lại; kiểm toàn bộ hằng tháng.

Cách làm:

• Kiểm vào cùng thời điểm mỗi lần — thường là trước khi mở hoặc sau khi đóng.
• Có mẫu biểu cố định để so sánh được giữa các kỳ.
• Hai người cùng kiểm với các mặt hàng giá trị cao.
• Ghi cả tình trạng, không chỉ số lượng.
• Đối chiếu ngay với số dự kiến và tìm hiểu chênh lệch lớn.

Quan trọng: kiểm kho chỉ có giá trị nếu có người xem kết quả và hành động. Nhiều nơi kiểm đều đặn nhưng không ai đọc số.

Nguyên tắc dùng trước nhập trước

Nghe hiển nhiên nhưng là nguyên nhân của phần lớn hao hụt do hỏng:

• Hàng mới xếp phía sau, hàng cũ ra phía trước.
• Ghi nhãn ngày nhập lên mọi thứ, kể cả đồ đã sơ chế.
• Kiểm hạn vào đầu mỗi ca.
• Có khu riêng cho hàng sắp hết hạn để ưu tiên dùng.

Về định lượng

Đây là chỗ tạo ra hao hụt lớn nhất mà ít ai để ý, vì mỗi lần chỉ lệch một chút.

• Có công thức chuẩn hoá bằng cân cho mọi món, không dùng ước lượng.
• Dùng dụng cụ định lượng — muôi có dung tích cố định, khay chia phần.
• Chia phần trước với các nguyên liệu đắt tiền.
• Cân kiểm tra ngẫu nhiên vài đĩa mỗi ca.
• Đào tạo nhân viên mới về định lượng, đừng giả định họ biết.

Điều này không mâu thuẫn với việc phục vụ hào phóng. Nó chỉ có nghĩa là mức hào phóng phải được quyết định có ý thức và tính vào giá, chứ không phải xảy ra ngẫu nhiên.

Về mua hàng

• Đặt hàng theo dự báo, không theo cảm tính hoặc theo thói quen.
• Mua nhiều để được giá tốt chỉ có lợi nếu dùng hết — nguyên liệu tươi hỏng nhanh hơn phần tiết kiệm được.
• Kiểm hàng khi nhận — cân lại, xem chất lượng, kiểm hạn. Nhận hàng không kiểm là chấp nhận mọi thứ nhà cung cấp gửi.
• Ghi lại chất lượng theo từng nhà cung cấp để có căn cứ đàm phán.
• Chú ý tỉ lệ hao hụt sơ chế khi so sánh giá — nguyên liệu rẻ hơn nhưng hao hụt cao hơn có thể đắt hơn thực tế.

Điểm cuối là chỗ nhiều người tính sai khi so sánh nhà cung cấp.

Về việc giảm hao hụt sơ chế

• Đào tạo kỹ thuật dao — người sơ chế giỏi lấy được nhiều hơn từ cùng một khối nguyên liệu.
• Dùng phần thừa có kế hoạch — xương làm nước dùng, vụn rau làm nền sốt. Nhưng phải là kế hoạch thật, không phải để đó rồi vẫn bỏ.
• Thiết kế thực đơn cho phép dùng nhiều phần của cùng một nguyên liệu.
• Đo tỉ lệ hao hụt thật ở bếp của mình thay vì dùng con số chung — con số này khác nhau giữa các nơi.

Với quán nhỏ

Nếu bạn không có phần mềm hay nhân sự chuyên trách:

• Bắt đầu bằng năm tới mười nguyên liệu chiếm phần lớn chi phí. Kiểm soát chúng đã giải quyết phần lớn vấn đề.
• Một cuốn sổ và một cái cân là đủ để bắt đầu.
• Kiểm kho tuần một lần còn hơn không kiểm.
• Ghi lại mọi thứ phải bỏ đi kèm lý do — sau một tháng bạn sẽ thấy quy luật rõ ràng.

Điểm cuối là biện pháp đơn giản nhất và hiệu quả nhất mà phần lớn quán nhỏ không làm.

Một điều đáng nhớ

Trong kinh doanh ẩm thực, biên lợi nhuận thường mỏng. Điều đó nghĩa là vài phần trăm hao hụt có thể là toàn bộ phần lãi.

Tăng doanh thu khó và tốn kém. Giảm hao hụt thường dễ hơn nhiều, và tiền tiết kiệm được là tiền lãi trực tiếp — không phải trả thêm chi phí nào để có nó.

Câu hỏi thường gặp